La descripción y el análisis de puestos están estrechamente relacionados en sus objetivos y en el proceso de obtención de datos; a pesar de ello, están perfectamente diferenciados entre si; la descripción se preocupa por el contenido del cargo (que hace el ocupante, cuando lo hace, como lo hace, y por que lo hace), en tanto que el análisis pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige, para poder desempeñarlo de manera adecuada.
La descripción de puestos es una simple exposición de las tareas o atribuciones que el ocupante de un puesto desempeña, en tanto que el análisis de puestos es una verificación comparativa de las exigencias (requisitos) que dichas tareas o atribuciones imponen al ocupante. En otras palabras, cuales son los requisitos del puesto, cuales son las responsabilidades que el puesto le impone y en que condiciones debe desempeñar el puesto. Por lo general, el análisis de puestos se refiere a cuatro áreas de requisitos, aplicadas casi siempre a cualquier tipo o nivel de cargo.
1. Requisitos intelectuales, tiene que ver con las exigencias del cargo (instrucción básica, experiencia, adaptabilidad al cargo, iniciativa necesaria, aptitudes necesarias, etc.)
2. Requisitos físicos, tienen que ver con la cantidad y la continuidad de energía y el esfuerzo físico y mental requerido (esfuerzo físico necesario, capacidad visual, destreza o habilidad, etc.)
3. Responsabilidades implícitas, se refiere a la responsabilidad normal de trabajo y a sus atribuciones, con el personal, material y todo lo que este en contacto con el o bajo su mando (supervisión de personal, material, herramientas y equipos, dinero, documentos, información, etc.)
4. Condiciones de trabajo se refiere a las condiciones ambientales de trabajo (ambientes de trabajo, riesgos, etc.)
